Blog

Vorige week heb ik onder het motto ‘Ik heb het nog nooit gedaan, maar ik denk wel dat ik het kan’ een tweedaagse gefaciliteerd met 7 deelnemers in de Yurt en 5 online deelnemers van verschillende plaatsen in de wereld. De grote uitdaging was om groepscohesie in de groep te realiseren. De mensen thuis misten de verbinding met mij en met de andere groepsleden.

We hebben dan een aantal dingen anders gedaan; wat meer camera’s in de yurt en meer interactie tussen de deelnemers in de Yurt en online. The magic worked en aan het einde van de tweede dag was de groepscohesie er!

In deze tijd, waarin we veel video-bellen, zien we veelal dat het een uitdaging is om het teamgevoel te behouden. Hoe komt dat nu precies en hoe ga je daar als leidinggevende mee om? Hoe help je je team op een effectieve manier te blijven communiceren op afstand? Op deze vragen geef ik in dit blog antwoord.

Groepsvorming gebeurt niet in één keer, daar is tijd voor nodig

Om goed te begrijpen hoe een teamdynamiek werkt, moeten we eerst een stukje theorie bekijken. In een nieuwe groep is het belangrijk om aandacht te hebben voor het realiseren van de verbinding.

Hoe kan je als leidinggevende deze cohesie in de groep faciliteren?

• Je zorgt ervoor dat ieder zijn eigen plek kan innemen in het team. Tijdens de eerste module van de opleiding deed ik dat door aan elke deelnemer (zowel online als in de yurt) de vraag te stellen: “Hoe uit veerkracht zich dezer dagen bij jou?”
• Je laat mensen vanuit deze eigen plek contact maken met elkaar. Je geeft ze de gelegenheid om elkaar te leren kennen, om respect en vertrouwen te creëren.
• Je creëert een veilig klimaat door consistent een heldere structuur aan te bieden.
• Je beoogt voor elke deelnemer het gevoel van echt bij deze groep te horen.
• Telkens er iets verandert (en dat gebeurt in deze tijd wel vaak) moet er aandacht besteed worden aan de cohesie, opdat de groep weer goed kan functioneren.

Deze verbinding is echt het fundament van een goed functionerende groep.

Voor mij was het een hele uitdaging om dit technisch te realiseren en ik was erg onder de indruk van het co-creërend vermogen van de groep. Met humor, geduld en technische ondersteuning hebben we een mooie cohesie gerealiseerd.
Het vraagt van de leidinggevenden/trainer veel flexibiliteit en bereidheid om te leren.

Teamcohesie in tijden van Covid-19

Op dit moment, waarin we nog steeds middenin de Covid-19 crisis zitten is het extra moeilijk om deze cohesie te realiseren. Teams worstelen en dit uit zich vaak in interne conflicten en moeilijkheden. Leidinggevenden staan écht voor nieuwe uitdagingen!

Op deze moeilijkheden en interne conflicten gaan we even inzoomen. Het is namelijk belangrijk dat je als leidinggevende niet alleen erkent dat er moeilijkheden en interne conflicten zijn, maar dat je ook weet hoe je daar mee om kan gaan. Wat je goed voor ogen moet houden is dat conflicten nu eenmaal bij teamvorming horen en dat ze, als ze goed gemanaged worden, niet bedreigend hoeven te zijn.

Belangrijk is dat je als leidinggevende stevig in je schoenen blijft staan, ook als er zich binnen je team kleinere groepjes vormen die collectief naar jou toekomen met hun visie op het conflict.

Achtergrondbewegingen

Om in deze tijd, waarin je weinig face-to-face contact met je team hebt, een conflict goed te begeleiden, moet je begrijpen vanuit welke factoren het probleem ontstaat. Er zijn 3 interessante bewegingen te ontdekken sinds we met z’n allen thuiswerken. Geen van die bewegingen is goed of slecht, maar bewustwording hiervan kan enorm helpen in het oplossen van een conflict:

1. Meer stress

Het is goed om te erkennen dat de leden in jouw team waarschijnlijk meer stress hebben dan gewoonlijk, door alle dingen die in de wereld plaatsvinden. Zelfs een ritje naar de supermarkt is tegenwoordig een potentiële bedreiging voor je gezondheid. Het is volkomen normaal dat mensen, dus ook jouw teamleden en jijzelf, daar stress van ondervinden.

Wanneer mensen gestresseerd zijn, kunnen ze minder snel schakelen, minder goed nadenken en reageren ze meer agressief. Allemaal zaken die niet bevorderlijk zijn in een conflict.

2. Praatjes bij de koffieautomaat

In een thuiswerk-situatie missen we de ‘gewone’ praatjes bij de koffieautomaat. Wellicht is er iemand in je team die te kampen heeft met ziekte in zijn familie, een moeder/oma die achteruitgaat, een kind dat gedragsproblemen heeft… In een normale kantoorsituatie zouden teamleden elkaar tijdens de pauze of bij de koffieautomaat spreken en elkaar wellicht in vertrouwen nemen hierover. Dat creëert verbinding, begrip en geduld op het moment dat zo’n persoon even uit z’n slof schiet tijdens een overleg. Nu we deze koffieautomaat-momenten moeten missen, kan het zijn dat er minder oog is voor de persoonlijke omstandigheden van een teamlid, en dus minder begrip en geduld.

3. Verhoudingen worden meer op scherp gesteld

Stel: Je hebt een collega die je erg aardig vindt, maar die eigenlijk de kantjes ervan af loopt. Wanneer je net stevig hebt gelachen om een grapje op de kantoorvloer, ben je eerder geneigd die persoon te vergeven en hem zelfs te helpen in zijn taken. Je vindt elkaar aardig, dus dat doe je gewoon even.

Wanneer je vanuit huis werkt, kan ineens duidelijk worden welk teamlid zich niet aan de afspraken houdt. Omdat de ‘ik vind jou aardig, dus je kunt een potje breken’-factor minder wordt, kan dit nu leiden tot (het verergeren van) een conflict.

Trap niet in de valkuil

Bovenstaande bewegingen wijzen erop dat het belangrijk is om niet uit het oog te verliezen dat je met mensen werkt en dat elke werknemer op zoek is naar verbinding. Naar ‘erbij horen’. Mensen met hun eigen persoonlijkheid en leefomstandigheden.

Zorg dat je als leidinggevende ruimte laat om die verbinding te creëren tijdens online meetings, ook als het efficiënter lijkt om het alleen maar over to-do-lijstjes en targets te hebben. Spreek ook naar elkaar uit waar je dankbaar voor bent en wat er speelt in je leven.

Bijvoorbeeld: Ik mag me gelukkig prijzen met een team waarin deze dingen een plaats mogen hebben en waar er wederzijds begrip is als dingen even anders lopen door privéomstandigheden. Tijdens onze laatste bespreking hebben we dit heel bewust naar elkaar uitgesproken. Dat geeft weer nieuwe energie voor de komende tijd.

Een betere leidinggevende worden

In mijn opleidingsinstituut kan je leren hoe jij een betere leidinggevende kan worden en goed kan omgaan met jouw team. Als jij dat ook wil leren, neem dan contact met mij op via een (nu nog gratis) Strategiegesprek, zodat we samen jouw opties kunnen bespreken!